安監(jiān)總辦字[2005]152號
為適應煤礦安全監(jiān)察工作的需要，在深入調(diào)研、廣泛征求意見的基礎上，對原《煤礦安全監(jiān)察檔案整理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）進行了修訂，現(xiàn)將《煤礦安全監(jiān)察檔案整理規(guī)范（修訂）》印發(fā)給你們，自2006年1月1日起施行。原《規(guī)范》同時廢止。對于按原《規(guī)范》要求已整理完畢的檔案，仍維持原狀。
二OO五年十月十四日
煤礦安全監(jiān)察檔案整理規(guī)范(修訂)
第一章 總則
第一條 為加強煤礦安全監(jiān)察檔案管理，統(tǒng)一煤礦安全監(jiān)察檔案整理方法，實現(xiàn)煤礦安全監(jiān)察檔案管理規(guī)范化、標準化和科學化，根據(jù)《煤礦安全監(jiān)察條例》、《安全生產(chǎn)許可證條例》、《煤礦安全監(jiān)察檔案管理規(guī)定》和《歸檔文件整理規(guī)則》的有關規(guī)定，制定本規(guī)范。
第二條 煤礦安全監(jiān)察檔案是煤礦安全監(jiān)察機構履行監(jiān)察職責和行政執(zhí)法工作中直接形成并處理完畢的、具有保存價值的各種文件材料的總稱。
第三條 煤礦安全監(jiān)察檔案主要由文書檔案、安全監(jiān)察專門檔案、基建檔案、設備儀器檔案、會計檔案、特殊載體檔案等組成。其中安全監(jiān)察專門檔案包括礦井基礎檔案、執(zhí)法監(jiān)察檔案和事故檔案。
第四條 本規(guī)范適用于國家和省級煤礦安全監(jiān)察局及區(qū)域性煤礦安全監(jiān)察分局。
第二章 基本術語
第五條 歸檔文件 立檔單位在其職能活動中形成并且辦理完畢的，作為檔案保存的各種文件材料的總稱。
第六條 件 由一份或數(shù)份同一主題內(nèi)容文件組合而成的檔案管理單位，一般以每份完整文件為一件。文件正本與底稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。來文與復文可為一件。對一個煤礦一次執(zhí)法監(jiān)察活動形成的全部執(zhí)法文書為一件。
第七條 卷 由相互聯(lián)系的若干文件材料組合而成的一種檔案保管單位。
第八條 組卷 將歸檔文件材料按“件”或“卷”整理的過程稱之為組卷。
第九條 一礦一檔案卷 將安全監(jiān)察專門檔案按監(jiān)察對象進行分類歸檔，可以是物理分類歸檔，也可以是邏輯分類歸檔。物理分類歸檔，是指將針對一個礦井的安全監(jiān)察專門檔案在實體上整理、排列在一起，即以礦為單位，將礦井基礎檔案、執(zhí)法監(jiān)察檔案、事故檔案依時間或重要程度的順序，分別置于盒內(nèi)。某一類文件材料多時，可增加保管單位。檔案材料少的礦井，也可將這三類裝入一個盒內(nèi)。邏輯分類歸檔，是指針對一個礦形成的安全監(jiān)察專門檔案在實體上不一定排列在一起，可以是礦井基礎檔案、執(zhí)法監(jiān)察檔案、事故檔案分別按一定順序排列，也可以按年度排列各礦井檔案，但通過指定一個唯一的代號在同一個礦的相關監(jiān)察檔案中建立關聯(lián)。
第三章 立卷
第十條 煤礦安全監(jiān)察檔案實行文書處理部門和業(yè)務部門共同立卷制度。檔案部門或檔案管理人員負責對業(yè)務部門的立卷工作進行業(yè)務指導。其中國家煤礦安全監(jiān)察局的立卷歸檔工作由各業(yè)務司的綜合部門負責；各省級煤礦安全監(jiān)察局的立卷歸檔工作由各業(yè)務處室負責；區(qū)域性煤礦安全監(jiān)察分局的立卷歸檔工作由各業(yè)務科室或有關安全監(jiān)察人員負責。
第十一條 國家和省級煤礦安全監(jiān)察局的檔案管理部門及區(qū)域性煤礦安全監(jiān)察分局的綜合部門負責集中保存本單位全部檔案。
第十二條 立卷歸檔工作包括以下內(nèi)容：
1.將辦理完畢的文件材料，按歸檔要求收集齊全準確。文書檔案一般以每份完整文件為一“件”；執(zhí)法監(jiān)察檔案可以“件”為單位整理，一次執(zhí)法監(jiān)察活動形成的所有執(zhí)法文書、證據(jù)材料為一件，企業(yè)報來的整改完成情況及有關部門或單位驗收情況材料為一“件”，行政復議材料為一“件”；礦井基礎檔案以“卷”為單位整理，安全生產(chǎn)許可證審批過程中形成的所有文件、圖紙為一“卷”，煤礦建設項目安全設施設計審查和竣工驗收材料分別組卷，其它礦井基礎材料根據(jù)文件的形成規(guī)律和內(nèi)容的有機聯(lián)系組卷；事故檔案以一次事故形成的所有文件、圖紙、照片等材料為一個整理單位，組成“卷”；基建檔案、設備儀器檔案以一個成套項目為一個整理單位，組成“卷”。
2.對歸檔過程中和歸檔文件材料本身應說明的情況做出說明。
3.編制移交目錄。移交目錄格式與歸檔文件目錄格式相同。
第十三條 立卷歸檔工作中特殊問題的處理
1.跨部門形成的文件材料，立卷歸檔工作由主辦部門負責。會議文件材料，由會議承辦部門歸檔（兩個以上部門承辦的會議，由主辦部門歸檔，其它部門不歸檔）。
2.本機關形成的文件材料，一般將文件正本與發(fā)文底稿歸檔；有領導人指示或有重要修改意見的文件草稿，與正本一并歸檔。外單位
來文，將文件閱辦處理單與文件一并歸檔。
第十四條 歸檔文件材料的排列
1.一般批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；正稿在前，底稿在后；定稿在前，草稿在后；轉發(fā)件在前，原件在后；案件材料中結論性材料在前，依據(jù)材料在后。
2.帶有附圖或附表的文件材料排列順序為：文件材料在前，附圖、附表在后。
3.其他文件材料按重要程度或形成時間先后排列。
4.件、卷內(nèi)文件材料應按排列順序逐張編寫流水號。編號應使用打號機或鋼筆工整書寫。文書檔案、安全監(jiān)察專門檔案編號在每頁文件的正面右上角和反面的左上角，基建檔案、設備儀器檔案編號在每頁文件的右下角和反面的左下角。編碼上或下端于右邊或左邊留2厘米距離，雙面或筒子頁正反面均應編寫頁碼，頁碼用阿拉伯數(shù)字編寫。
5.件、卷內(nèi)文件材料為裝訂（非金屬裝訂）印刷冊時，每一冊編一個號，不再逐頁編號。
第十五條 歸檔時間：煤礦安全監(jiān)察檔案采用隨時歸檔辦法。各歸檔部門應隨時將已辦理完畢的文件材料，按歸檔要求交檔案部門或專兼職檔案人員歸檔。
第十六條 歸檔手續(xù)：文件材料歸檔時，交接雙方當面清點。接收人應在歸檔移交目錄上簽字，移交目錄由歸檔人編制。
第十七條 對不應歸檔的文件材料，檔案部門或專兼職檔案人員應將其返還給文書立卷人員，并在歸檔移交目錄上簽字注明。
第十八條 各部門負責立卷歸檔人員應對正在辦理過程中的文件材料建立有效的跟蹤措施，以確保文件材料的齊全完整。
第四章 歸檔文件材料要求
第十九條 歸檔的文件材料必須辦理完結，齊全完整，具有保存價值。
第二十條 本部門主辦的文件，必須歸檔保存原件。復印的文件，不作為檔案保管（復印件作為正文附件的除外）。若確無原件或原件丟失，須在備考表中予以說明。電傳文件不宜長期保存，應復印歸檔，并加以說明。
第二十一條 檔案載體為磁盤等磁性物質時，必須同時附有紙質打印件。
第二十二條 凡是在本單位刊物或內(nèi)部網(wǎng)站登載發(fā)布，不另行文的文件定稿，應由文件主辦部門將定稿和刊物或電子文檔一并歸檔。
第二十三條 文件材料裝訂線或文件（含計算機打印材料）左側二厘米之內(nèi)，不得書寫任何文字。
第二十四條 歸檔的文件不得帶有不符合檔案保護要求的金屬裝訂物。
第二十五條 已破損的文件應予修復，字跡模糊或易褪易變的文件應予以復制。
第二十六條 對文件材料進行必要的技術處理時，應最大限度地保持其原貌。
第二十七條 整理歸檔文件所用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求。
第五章 歸檔
第二十八條 應歸檔的文件必須定期向檔案部門移交。各類檔案應實行集中統(tǒng)一管理。嚴禁不歸檔。
第二十九條 文件材料的保管期限分為永久、長期（15年－50年）、短期（15年以下）三種。其中：
凡是記述和反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的重要文件材料，定為永久保管。
凡是對本單位有參考利用價值的文件材料，定為長期保管。
凡是在較短時期內(nèi)反映本單位一般工作活動的文件材料，定為短期保管。
煤礦安全監(jiān)察檔案歸檔范圍及保管期限詳見附件1。
第三十條 一般基本建設項目及設備儀器文件材料實際保管期限不得短于實物的實際使用年限。煤礦安全監(jiān)察專門檔案的實際保存期限應考慮相應的法律有效期限，一般不得少于20年。
第三十一條 屬固定資產(chǎn)范圍的基本建設項目和購置大型技術裝備的圖紙及其文字材料應按有關規(guī)定先歸檔，后借用。
第三十二條 會計檔案的歸檔和保管執(zhí)行財政部的有關規(guī)定。
第三十三條 文件材料保管期限的起始時間：文書檔案、安全監(jiān)察專門檔案以檔案的所屬年度計算，基建檔案從歸檔以后的次年一月一日起計算。
第六章 整理
第三十四條 煤礦安全監(jiān)察檔案的整理就是將歸檔文件材料以件或卷為單位，進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。整理工作由檔案管理部門或專兼職檔案人員負責。
第三十五條 整理工作要遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。
第三十六條 裝訂：裝訂即對已編排完畢的文件材料進行固定，裝訂方式應根據(jù)本單位實際情況并符合檔案保護要求。
裝訂的“件”或“卷”，其歸檔文件材料首頁上端的空白位置應加蓋歸檔章并填寫相關內(nèi)容。歸檔章樣式見附件2。
圖紙不裝訂，在圖紙下端圖簽欄空白處加蓋歸檔章。
第三十七條 分類和組卷：煤礦安全監(jiān)察檔案按不同類型的機構，分為二種管理方式：
1.國家和省級煤礦安全監(jiān)察局
文書檔案以內(nèi)設組織機構為基本類別，以“件”為基本的管理單位；安全監(jiān)察專門檔案按一礦一檔案卷進行管理。其中事故檔案和安全生產(chǎn)許可證檔案可分別按年度結合形成時間順序單獨排列。
安全生產(chǎn)許可證在有效期內(nèi)發(fā)生變更辦理變更手續(xù)過程中形成的文件應與申辦案卷合并保管。
基本建設檔案、設備儀器檔案以“卷”為基本單位，以項目、專業(yè)性質、種類為組卷依據(jù)，保持科技文件材料的成套性。這部分檔案一般采用裝訂與不裝訂相結合的方法：即文字材料部分裝訂，圖紙部分不裝訂。
2.區(qū)域性煤礦安全監(jiān)察分局
文書檔案按收文、發(fā)文及其它文件三種類別管理，按形成先后順序排列。基本建設檔案、設備儀器檔案的管理同本條第1款。
煤礦安全監(jiān)察專門檔案按一礦一檔管理，可以采用物理分類歸檔或邏輯分類歸檔的方法分類存放，與文字材料內(nèi)容密切相關的照片、錄音、錄像、光盤等特殊載體形式材料，可與文字材料一并整理存放。事故檔案、礦井基礎檔案整理應遵循文件的自然形成規(guī)律及內(nèi)容間的有機聯(lián)系，裝訂成卷，執(zhí)法監(jiān)察檔案可以“件”為單位裝訂整理。
第三十八條 排列與編號
1.完成組卷工作后，應在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結合時間、重要程度等對“件”或“卷”進行順序排列，并按歸檔章要求填寫相應的項目，以確定件、卷排列順序。
2.檔案的編號采用最低一級類目下大流水編號的方法。
3.永久、長期、短期保存的檔案可混合編號。
第三十九條 編目
1.檔案部門或專兼職檔案人員應將歸檔文件根據(jù)分類方案和件（卷）號順序，逐份輸入計算機，正式打印出歸檔文件目錄。歸檔文件目錄內(nèi)容包括：件號（或卷號）、責任者、文件編號、題名、日期、保管期限、頁數(shù)、備注等。歸檔文件目錄樣式見附件3。
2.歸檔文件目錄一式二份，分別由檔案部門和歸檔單位保存。
3.歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設置單位名稱、年度、類別等項目。歸檔文件目錄封面樣式見附件4。
第四十條 裝盒
歸檔案卷應放入檔案盒內(nèi)保存。檔案人員應將歸檔文件按件（卷）號順序裝入檔案盒，并按要求填寫檔案盒封面、盒脊及備考表等項目。備考表置于盒內(nèi)文件之后，對該盒各件、卷的歸檔情況進行說明。檔案盒及備考表樣式見附件5、6。
第四十一條 整理完畢的檔案，質量應符合下列標準：
歸檔文件，齊全完整；歸檔材料，符合要求；分類清楚，保持聯(lián)系；卷內(nèi)排列，系統(tǒng)條理；保管期限準確；卷盒書寫，整潔規(guī)范；案卷裝訂，整齊美觀；圖紙折疊，符合要求。
第四十二條 案卷的庫房排列應存放有序。一般應按分類編號體例依次排列。個別檔案也可根據(jù)檔案形成規(guī)律和利用特點，采取靈活的排列方式，但應做到有規(guī)可循，井然有序。
第七章 移交
第四十三條 國家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局檔案館為永久保存煤礦安全監(jiān)察檔案的基地和安全監(jiān)察檔案信息中心，負責接收省級煤礦安全監(jiān)察局移交的煤礦安全監(jiān)察檔案及其他檔案。
第四十四條 區(qū)域性煤礦安全監(jiān)察分局是臨時保存本單位檔案的基地。按一礦一檔保存的煤礦安全監(jiān)察專門檔案應在該礦關閉后向省級煤礦安全監(jiān)察局移交。其余類型的檔案可根據(jù)保存期限，向省級煤礦安全監(jiān)察局提出處置意見。
第四十五條 省級煤礦安全監(jiān)察局負責保存本單位形成的全部檔案，并履行以下職責：
1.接收并保管所屬煤礦安全監(jiān)察分局移交的檔案。
2.向國家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局檔案館移交煤礦安全監(jiān)察專門檔案所形成的數(shù)字檔案。
第八章 附則
第四十六條 本規(guī)范自2006年1月1日起實行。
第四十七條 本規(guī)范由國家安全生產(chǎn)監(jiān)督管理總局負責解釋。